4.1 总体要求
应按本标准的要求建立知识产权管理体系，实施、运行并持续改进。形成知识产权管理体系文件，包括：
a) 知识产权方针和目标；
b) 知识产权手册；
c) 本标准要求形成文件的程序和记录。
注1：本标准出现的“形成文件的程序”，是指建立该程序，形成文件，并实施和保持。一个文件可以包括一个或多个程序的要求；一个形成文件的程序的要求可以被包含在多个文件中。
注2：上述各类文件的存在媒介可以是纸质文档，也可以是电子文档或声像资料。
4.2 知识产权方针
应制定知识产权方针并确保：
a) 符合法律法规和政策的要求；
b) 与科研组织的使命定位和发展战略相适应；
c) 在持续适宜性方面得到评审；
d) 得到全体科研组织员工、学生的理解和有效执行。
4.3 知识产权手册
编制知识产权手册并保持其有效性，包括：
a) 知识产权机构设置、职责和权限的相关文件；
b) 人力资源、实验室、合同、保密、项目管理以及后续管理中的知识产权相关文件；
c) 基础设备、财务资源、信息资源等方面涉及的知识产权相关文件；
d) 知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用；
e) 知识产权管理体系过程之间相互关系的表述。
4.4 文件管理
知识产权管理体系文件应予以控制并确保：
a) 文件发布前要审核和批准；文件更新后再发布前，要重新审核、批准；
b) 文件内容表述明确、完整，保管方式和保管期限明确；
c) 建立、保持和维护知识产权记录文件，以证实知识产权管理体系符合本标准要求，并有效运行；
d) 按文件类别、秘密级别进行管理，易于识别、取用和阅读；
e) 对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件进行有效管理；
f) 因特定目的需要保留的失效文件，应予以标记。
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